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Warum muss die Unternehmensadresse neben dem Handelsregisterauszug auch in der „UT-Veröffentlichung“ des Handelsregisters aktualisiert werden?

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass es ausreicht, die neue Geschäftsadresse einmal im Handelsregisterauszug anzugeben. Doch das ist ein häufiger Irrtum. In Deutschland gibt es im Handelsregister eine separate, maschinenlesbare Veröffentlichung – die sogenannte Unternehmensträger-Veröffentlichung (UT-Veröffentlichung).

Die UT-Veröffentlichung ist die maßgebliche Quelle für viele offizielle und kommerzielle Datenbanken. Sie enthält in strukturierter Form die wichtigsten Unternehmensdaten, darunter auch die aktuelle Geschäftsadresse.

Warum die Aktualisierung der UT-Veröffentlichung so wichtig ist:

  1. Automatisierte Datenübernahme
    Zahlreiche Systeme – von Wirtschaftsauskunfteien bis zu Branchenverzeichnissen – lesen ihre Daten direkt aus der UT-Veröffentlichung. Wenn die Adresse hier veraltet ist, wird auch in diesen Systemen weiterhin die falsche Anschrift angezeigt.

  2. Rechtssicherheit und amtliche Korrektheit
    Der Handelsregisterauszug im PDF-Format ist zwar wichtig, wird aber oft nur als „Momentaufnahme“ betrachtet. Die UT-Veröffentlichung gilt als laufend aktualisierte, offizielle Quelle für die aktuelle Anschrift.

  3. Vermeidung von Zustellproblemen
    Behörden, Geschäftspartner und Gerichte können sich auf die maschinenlesbaren Daten stützen. Ist die Adresse hier nicht korrekt, kann wichtige Post nicht zugestellt werden.

  4. Schnellere Sichtbarkeit der Änderungen
    Ein geänderter Handelsregisterauszug allein sorgt nicht dafür, dass Online-Portale oder Datenanbieter Ihre Adresse zeitnah aktualisieren – die UT-Veröffentlichung dagegen wird oft innerhalb von 24 Stunden übernommen.